e-Fatura në praktikë: pse autoriteti tatimor e refuzon faturën — dhe si ta shmangni

E lidhëm sistemin tonë të faturimit me e-Faturën e Drejtorisë së të Hyrave Publike (DHP). Dokumentacioni ndryshoi ndërsa punonim, dhe mësuam gjëra që nuk janë në asnjë udhëzues.

Kjo është e dobishme pavarësisht nëse përdorni softuerin tonë apo tjetër. Bazat janë në një artikull të veçantë. Ky është për praktikën.

1. Gabimi më i shpeshtë: të dhënat nuk përputhen me regjistrin

DHP e kontrollon çdo faturë me regjistrin e saj. Nëse emri ose adresa e blerësit nuk janë shkronjë për shkronjë të njëjta, fatura refuzohet me gabimin E1000.

Çfarë të bëni: merrni të dhënat e çdo klienti një herë, saktësisht nga regjistri, dhe ruajini ashtu. Jo nga faturat e vjetra apo nga kujtesa.

2. Fatura ka tetë gjendje, jo dy

Sistemi njeh tetë gjendje — mes tyre e refuzuar, e korrigjuar dhe e evidentuar. Dërgimi nuk do të thotë pranim. Kontrolloni gjithmonë gjendjen e vërtetë.

3. Gjashtëmbëdhjetë tregues tatimorë

Kur një artikull është i përjashtuar nga TVSH-ja, shënohet me tregues tatimor. Ka gjashtëmbëdhjetë. Tregues i gabuar do të thotë faturë e refuzuar ose TVSH e gabuar. Pyetni kontabilistin.

4. Ora e serverit duhet të jetë e saktë

Koha e krijimit duhet të jetë brenda pesë minutave nga ora e serverit të DHP-së. Përndryshe faturat refuzohen pa ndonjë arsye të dukshme.

5. Fatura nënshkruhet me e-nënshkrimin e firmës

Skedari i certifikatës dhe fjalëkalimi janë çelësi i të gjitha faturave. Ruajini veçmas — ne patëm nevojë ta rilëshojmë certifikatën pikërisht për këtë.

6. Së pari në test, pastaj në prodhim

Provoni çdo lloj dokumenti — faturë e zakonshme, avancë, notë krediti dhe notë debiti.

7. Dokumentacioni ndryshon

Specifikimi në ueb kishte gjëra që mungonin në PDF-të. Ndiqni versionin më të ri.

Pesë pyetje për furnizuesin e softuerit

• A merren të dhënat e klientëve nga regjistri?
• A tregoni gjendjen e vërtetë nga DHP, apo vetëm „dërguar"?
• A i mbështetni të 16 treguesit tatimorë?
• Si ruhet certifikata, veçmas nga fjalëkalimi?
• Sipas cilit version të specifikimit është ndërtuar?