е-Фактура во пракса: зошто УЈП ја одбива фактурата — и како да не ви се случи

Го поврзавме нашиот систем за фактури со е-Фактура на Управата за јавни приходи. Документацијата на УЈП се менуваше додека работевме, и научивме работи што ги нема во ниту едно упатство.

Ова е корисно без разлика дали го користите нашиот софтвер или некој друг. Основите — што е е-Фактура и кого засега — ги објаснивме во посебна статија. Овде е практиката.

1. Најчестата грешка: податоците не се совпаѓаат со регистарот

УЈП ја проверува секоја фактура наспроти својот регистар. Ако името или адресата на купувачот не се буква по буква исти како таму, фактурата се одбива со грешката E1000.

„Буква по буква" значи буквално. „Д.О.О.Е.Л." и „ДООЕЛ" се иста фирма — но за системот не се исто, и фактурата паѓа.

Што да направите: податоците за секој клиент земете ги еднаш, точно од регистарот, и чувајте ги така. Не од стари фактури, не од меморија, не од визит-картичка.

2. Фактурата има осум состојби, не две

Лесно е да се помисли дека фактурата е или „пратена" или „не е пратена". Системот на УЈП познава осум состојби — меѓу нив одбиена, коригирана и евидентирана.

Практично: тоа што сте ја пратиле не значи дека е прифатена. Ако вашиот софтвер покажува само „пратено", не знаете дали е одбиена. Секогаш барајте ја вистинската состојба кај УЈП.

3. Шеснаесет даночни индикатори

Кога ставка е ослободена од ДДВ или има посебен третман, се означува со даночен индикатор. Ги има шеснаесет, секој за посебен член од законот.

Погрешен индикатор значи или одбиена фактура, или — полошо — прифатена фактура со погрешен ДДВ. Не погодувајте: за секој посебен случај прашајте го сметководителот кој индикатор важи.

4. Часовникот на серверот мора да е точен

Секоја фактура носи време на креирање, и тоа мора да биде во рок од пет минути од времето на серверот на УЈП.

Ако часовникот на серверот од кој праќате заостанува, фактурите се одбиваат — а грешката изгледа мистериозно, зашто сè друго е точно. Ова е прва работа што треба да се провери кога нема друго објаснување.

5. Фактурата се потпишува со е-потписот на фирмата

Секоја фактура е дигитално потпишана со сертификатот на вашата фирма. Тоа значи дека фајлот на сертификатот и неговата лозинка се клучот за сите ваши фактури.

Чувајте ги одделно. Ако фајлот и лозинката стојат на исто место и тоа место протече, сертификатот мора да се издаде одново — ние моравме токму тоа.

6. Прво на тест, па во продукција

УЈП има тест-околина. Пред да почнете вистински, пробајте ги сите видови документи што ги користите — обична фактура, авансна, книжно одобрение и книжно задолжение. Секој вид има свои правила.

7. Документацијата се менува — следете ја најновата

Упатството на УЈП има повеќе верзии. Кога ги споредивме PDF-упатствата со живата веб-спецификација, најдовме работи што во PDF-овите ги немаше. Софтверот што е направен само според стар PDF може да има грешки што не се гледаат додека УЈП не почне да одбива.

Пет прашања за вашиот добавувач на софтвер

• Дали податоците за клиентите се земаат од регистарот, или се пишуваат рачно?
• Дали покажувате вистинска состојба од УЈП, или само „пратено"?
• Дали ги поддржувате сите 16 даночни индикатори?
• Како се чува сертификатот, и одделно ли е од лозинката?
• Според која верзија на спецификацијата е направено?

Ако одговорите се нејасни, прашајте пред да почнете — не кога УЈП ќе почне да одбива.